Convergencia ECM, Record Management, Gobierno, y Ciberseguridad

Sharepoint para comunidades de conocimiento

En el año 2003, Microsoft presentó su innovadora creación: Office 2003. En esta versión, se produjo una transformación significativa en SharePoint, que pasó a llamarse Windows SharePoint Services. Esta renovada versión de SharePoint introdujo una serie de mejoras notables, consolidándose como una plataforma más versátil y robusta. Entre las mejoras destacadas se incluyen un sólido repositorio de colaboración, interfaces web mejoradas, capacidades de búsqueda avanzadas, características mejoradas de gestión y taxonomía, y la posibilidad de personalizar el producto de acuerdo a las preferencias individuales de cada cliente.

Esta revisión marcó un hito fundamental al posicionar a SharePoint como una solución de portal altamente escalable que se apoyaba en las mismas herramientas de desarrollo utilizadas en otros productos de Microsoft. Esta convergencia no sólo simplificó el soporte, sino que también lo hizo mucho más eficiente.

En ese momento, la máxima utilidad de SharePoint se obtenía al implementar comunidades de conocimiento, aprovechando la flexibilidad y las capacidades de colaboración presentes en esta nueva versión. Estos fueron los albores de la colaboración en línea, uniendo equipos de especialistas que se encontraban geográficamente dispersos a lo largo y ancho del continente.

La capacidad de SharePoint para crear comunidades de conocimiento permitió a las organizaciones aprovechar al máximo la experiencia y los recursos de sus equipos, independientemente de su ubicación geográfica. Los especialistas en diversas disciplinas podían colaborar en proyectos, compartir información crítica y resolver problemas de manera eficiente, lo que antes habría sido un desafío debido a las barreras geográficas. Esto no solo aumentó la productividad, sino que también fomentó la innovación al reunir diferentes perspectivas y conocimientos.

Sharepoint visión como Sistema operativo de la gestión de contenidos

Como es tradición cada año, AIIM reunía la atención del mundo de la gestión documental, la administración de registros y la automatización de procesos documentales, atrayendo a los principales fabricantes de la industria para presentar las últimas tendencias y soluciones. Fue precisamente en uno de esos eventos, durante un amigable intercambio en una pausa entre las conferencias magistrales, cuando alguien me expresó una afirmación que, en ese momento, resultó asombrosa: “Microsoft está buscando convertir a SharePoint en el sistema operativo de la gestión de contenidos”. 

Dadas las circunstancias de la época, junto a algunos colegas consideramos que esta declaración era algo utópica, al menos a corto plazo. Sin embargo, estábamos a punto de presenciar una realidad muy distinta en un futuro cercano.

Workflow solapando BPM para procesos de negocio

En aquellos tiempos, una de las preocupaciones más comunes en las empresas era la optimización de los procesos documentales relacionados con las operaciones críticas de negocio. Escuchábamos a nuestros clientes expresar sus preocupaciones con frecuencia en torno a procesos como “P2P” (purchase to pay, gestión de compras y adquisiciones) u “O2C” (order to cash, gestión de las ventas), entre otros.

La evolución tecnológica de muchas de las herramientas disponibles en el mercado marcó la primera convergencia entre los conceptos de flujo de trabajo documental y la gestión de procesos de negocio (BPM), donde uno de los componentes clave era el documento o el registro (por aquellos años buscábamos de alguna forma imitar el comportamiento del papel que se trasladaba de escritorio en escritorio colectando firmas de aprobación). Abordaremos este tema en un próximo artículo, pero me gustaría destacar este primer antecedente de la tendencia a la convergencia de tecnologías que anteriormente no tenían un nivel significativo de integración.

Este cambio en la integración tecnológica marcó un hito importante en la eficiencia operativa de las organizaciones, ya que permitió una gestión más fluida de los documentos y registros en el contexto de los procesos empresariales clave. La sincronización de estas plataformas (o en otros casos donde soluciones incorporan nuevas capacidades) allanó el camino para una mayor automatización y optimización de los procesos, mejorando la productividad y la toma de decisiones en las empresas.

Cumplimiento normativo

A lo largo del tiempo, todos estos cambios han sido impulsados por un factor fundamental en la adopción tecnológica: el cumplimiento normativo. Sin profundizar en detalles, es relevante señalar que, en algunos países de América Latina, el primer motor de cambio fue la legislación de archivos, la cual tuvo un impacto significativo especialmente en las organizaciones y empresas altamente reguladas, dejando un espacio en blanco fundamentalmente en el mercado de las medianas empresas. Más adelante, con la implementación de diversas iniciativas y regulaciones relacionadas con la facturación electrónica, se exploraron nuevos conceptos que obligaron a modernizar los archivos que todos conocíamos, transformándolos en auténticos repositorios electrónicos de registros y documentos.

En este punto, no solo se encuentra la convergencia entre la digitalización y la transformación, sino que también se manifiesta un cambio trascendental: se comienza, en un mundo donde las ciberamenazas no eran lo que son hoy, a pensar en la protección de estos activos digitales (antes nos preocupaban los roedores, los insectos, una posible inundación, o desastre natural y ahora nos comienza a preocupar los niveles de acceso, la granularidad en la visibilidad de los contenidos, entre otros aspectos). 

La seguridad y la integridad de los datos se convirtieron en factores cruciales a medida que las empresas se adaptan a este nuevo paradigma. Estos cambios normativos impulsaron a las organizaciones a no solo cumplir con las regulaciones, sino también a adoptar prácticas de gestión más eficientes y seguras en un mundo cada vez más digitalizado.

Creación de un ecosistema digital

Desde su lanzamiento en 2003, SharePoint de Microsoft ha sido un motor para la transformación digital, facilitando la creación de comunidades de conocimiento y superando las barreras geográficas. 

La convergencia tecnológica, por otro lado, ha permitido una gestión más fluida de los documentos, registros y datos en el contexto de los procesos clave. Esta integración entre plataformas ha mejorado la eficiencia operativa de las organizaciones, permitiendo una mayor automatización y optimización de los procesos, lo que ha elevado la productividad y ha mejorado la toma de decisiones.

Además, el cumplimiento normativo ha sido un factor fundamental en la aceleración de la adopción tecnológica. La modernización de la legislación de archivos y el surgimiento de las regulaciones relacionadas con la facturación electrónica han impulsado a las organizaciones a modernizar sus procedimientos de gestión, transformándolos en auténticos repositorios electrónicos de registros, documentos y datos. Este cambio trascendental ha llevado a las empresas a pensar en la protección de estos activos digitales, pensar en la relación que existe entre seguridad y resiliencia (o continuidad operativa), y finalmente entender la integridad de los datos convirtiéndose en factores cruciales para la toma de decisiones.

En este contexto, y a modo de resumen de este rápido recorrido de algunos años transitados en este campo de la tecnología, encuentro que Microsoft 365 ofrece una vasta gama de soluciones integradas en una plataforma para el cumplimiento normativo, la ciberseguridad, la protección de la información, la gestión del riesgo interno, la prevención de pérdida de datos, la gestión de registros, la gestión del contenido, la protección del correo electrónico y la protección de identidad. Estas soluciones ayudan a las organizaciones a no solo cumplir con las regulaciones, sino también a adoptar prácticas más eficientes y seguras en un mundo cada vez más digitalizado.

Aquello que alguna vez me comentaron sobre la idea de “crear el sistema operativo de la gestión de contenidos”, mirando la situación actual lo encuentro mucho más real y accesible para todas las organizaciones independientemente de su tamaño, complejidad, distribución geográfica.